Отражение отпуска в 6 ндфл. Отражение вместе с зарплатой и отдельно

Отпускные являются одним из видов доходов, подлежащих налогообложению. Налог обязан изыматься из данного вида дохода как работающих сотрудников, так и тех, что были уволены, но получили впоследствии компенсацию за неиспользованные дни отпуска. Эту сумму налога по отпускным вносят в специальную форму 6-НДФЛ.

Отражение отпускных в 6-НДФЛ

Как и когда именно происходит исчисление НДФЛ? Отпуск является временем отдыха и к трудовым будням не имеет отношения. Например, как отразить в 6-НДФЛ переходящие отпускные?

Можно воспользоваться советом опытных бухгалтеров либо обратится к первоисточнику, а именно к ст. 136 ТК РФ. По закону перечисление отпускных средств должно быть проведено работодателем за три дня до начала отпуска. В момент перечисления средств следует произвести удержание НДФЛ.

Когда заполняется 6-НДФЛ перед отпуском, полученная после расчетов сумма дохода подвергается объединению с остальными доходами, указанными в разделе 1. Несмотря на это, во их можно отделить от доходов, обладающих иными сроками перечисления.

Примеры нюансов при заполнении отпускных и 6-НДФЛ в целом:

  • Начинается заполнение полей только с левого края.
  • Если остаются пустые позиции, то в них нужно поставить прочерк.
  • Любая ошибка — повод начать заполнение документации заново. Не надо рассчитывать на корректирующий карандаш, его применение в оформлении такого документа запрещено.
  • Во время скрепления листов нельзя нарушать их целостность.

Предоставлять документацию можно в бумажной форме, но лишь в случае малой численности персонала. В ином случае форма заполняется и впоследствии передается только в цифровом виде. Стоит заметить, что удобнее и быстрее заполнение формы все же производить в электронном виде.

Заполнение формы, независимо от бумажного или электронного вида, начинается с первой страницы. Вверху следует внести информацию, идентифицирующую налогоплательщика. В случае с филиалом компании заносятся данные КПП. Впоследствии, если во время проверки у проверяющего органа появятся замечания, последующее заполнение корректирующей документации будет также обозначаться порядковым номером, начинающимся с единицы. Во время первого же варианта заполнения формы указывается цифра ноль.

Заполняемый документ является полугодовым, поэтому в нем указывается код 31. После осуществляется заполнение граф, обладающих стандартными данными в виде кода налогового органа, номера телефона. Последним этапом заполнения является блок, в котором указываются ФИО лица, которое обладает полномочиями, позволяющими осуществлять заполнение и передачу формы в проверяющие органы.

Переходящие отпускные

Как отразить в 6-НДФЛ переходящие отпускные в другой месяц? Осуществляется это с применением стандартных правил:

  • Независимо от периода, к которому относится отпуск, начисляемая на него сумма вносится в указанный срок платежа в общее количество суммы, указываемой в 1 разделе 6–НДФЛ.
  • Чистая сумма отпускных заносится во 2 раздел, где также указывается дата ее начисления и срок, в который была осуществлена уплата налога.

Это означает, что в 6 НДФЛ переходящие отпускные, обладающие разными отчетными периодами, в документе будут отражаться по факту из начисления и выплаты. Перерасчет в этой ситуации может понадобиться в двух случаях:

  • Допущение ошибки.
  • Отзыв отпуска либо увольнение сотрудника, повторный перенос отпуска, произошедший по причине выплаты отпускных в другой срок. В этой ситуации в документах отражается период фактического перерасчета отпускных.

Компенсация отпуска при увольнении в 6-НДФЛ

Особое внимание заслуживает процедура увольнения сотрудника. В этом случае заносится в 6-НДФЛ компенсация отпуска при увольнении. Это относится ко всем отпускам, которые не были использованы работником до момента его ухода. Стоит заметить, что в этой ситуации отпускные не считаются оплатой за труд и не относятся к отпускным выплатам. Для их занесения в документ используется немного другая информация.

О компенсации отпуска в 6-НДФЛ сказано в п. 1 ст. 223 НК. Также стоит напомнить, что отличительной чертой этого вида компенсации является тот факт, что он подвергается налогообложению. Обычно выплата отпускной компенсации проводится одновременно с выплатой расчетной суммы по зарплате. Поэтому вычет НДФЛ с компенсационной отпускной суммы обязан быть выполнен в тот же день, когда будет осуществляться передача налога с зарплаты. То есть налог с компенсации по закону уплачивается в бюджет на следующий день после выплаты суммы работнику.

Отражение компенсации отпуска происходит в двух разделах 6-НДФЛ. Выплаченная работнику сумма компенсации вносится в . Вычтенная из нее сумма налога должна быть отражена в двух строках — 040 и . Стоит напомнить, что во втором разделе компенсационная отпускная сумма отражается вместе с зарплатой, переданной уволенному сотруднику в тот же день. Это означает, что компенсационная сумма не подвергается выделению в строках 100–140. Для ее отражения можно использовать только строку, предназначенную для отражения зарплаты.

Таким образом, можно сказать, что в форме 6-НДФЛ имеются особенности занесения выделенного времени на уплату налога по отпускным. Но в то же время используемый порядок заполнения не подвергается изменению.

Смотрите также детальное видео об этой отчетности:

В соответствии со статьями 37 (пункт 5) Конституции Российской Федерации и 122 Трудового кодекса каждый трудящийся имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. И если с юридической точки зрения принципиальных сложностей с оформлением запланированного отдыха не возникает (составляется и утверждается график, после чего работодатель оформляет , а последний подтверждает ознакомление с ним), то для бухгалтера отражение периода «простоя» в универсальной форме 6-НДФЛ - настоящая проблема.

Причин тому несколько: это и громоздкость заполняемой таблицы, и особенности переноса даты перечисления налога, и, разумеется, большой штат сотрудников, данные о которых следует не пропустить. Ниже будет приведено несколько примеров заполнения декларации 6-НДФЛ. Их достаточно, чтобы отразить отпускные в самых распространённых случаях; могут они быть использованы и для решения более сложных вопросов - с непременной корректировкой под текущие условия.

Особенности заполнения декларации 6-НДФЛ

Декларация, или отчёт по форме 6-НДФЛ, - это сводная таблица, в которой приводятся данные о доходах работников предприятия, включая отпускные и выплаты по больничным, в обособленном (для каждого работника в отдельности) или общем (суммарном) виде. Бланк 6-НДФЛ унифицирован, не подлежит изменениям и в настоящее время, согласно общей практике, заполняется в электронном виде.

Важно : хотя на законодательном уровне не существует запрета на оформление отчёта от руки (налоговая инспекция должна принять и обработать его), целесообразнее, чтобы привести отпускные или , вносить данные в бланк на компьютере. Это ускорит обработку и позволит бухгалтеру исправлять неверно внесённые данные «на лету», не перепечатывая форму каждый раз.

Декларация по форме 6-НДФЛ направляется в Федеральную налоговую службу четыре раза в год в последний день каждого квартала:

  • первого - 31 марта;
  • второго - 30 июня;
  • третьего - 30 сентября;
  • четвёртого - 31 декабря.

Важно : если указанные даты выпадают на выходные или праздничные дни (а с 31 декабря так бывает всегда), крайней датой подачи отчёта 6-НДФЛ становится первый рабочий день после окончания квартала. К примеру, если дата 30 июня пришлась на субботу, направить декларацию в ФНС следует не позднее 2 июля, то есть следующего понедельника. Для четвёртого квартала крайний срок подачи 6-НДФЛ - первый день после окончания новогодних каникул.

Декларация 6-НДФЛ состоит из двух страниц и трёх основных разделов:

  1. На первой странице приводятся данные организации: полное наименование, идентификационный номер налогоплательщика и КПП, код по ОКТМО, номер телефона, информация о налоговом агенте и его представителе. На той же странице налоговый инспектор подтверждает ознакомление с документом и правильность его оформления.
  2. На второй странице (в первом разделе) в пронумерованных строках указываются обобщённые показатели: ставка налога на доходы физических лиц, суммарный доход работников за отчётный квартал, начисленный и удержанный НДФЛ и число сотрудников, в отношении которых заполняется отчёт. Во втором разделе (в дублированных строках 100, 110, 120, 130 и 140) бухгалтер должен отразить:
    • в позиции под номером 100 - календарную дату (в принятом формате) получения работником дохода (отпускных, выплат по больничному и так далее);
    • в позиции под номером 110 - календарную дату (в принятом формате) удержания налога на доходы физических лиц с каждой конкретной суммы;
    • в позиции под номером 120 - календарную дату (в принятом формате) перечисления удержанного налога в адрес Федеральной налоговой службы;
    • в позиции под номером 130 - размер каждого фигурирующего во втором разделе дохода;
    • в позиции под номером 140 - размер удержанного налога в отношении указанного выше дохода.

В конце формы 6-НДФЛ приводятся подпись составителя с расшифровкой и дата оформления документа. Поскольку декларация заполняется и направляется в налоговую инспекцию в электронном виде, оттиска печати или штампа организации на ней проставлять не требуется. Не нужна и квалифицированная цифровая подпись: в данном случае для ФНС достаточно подписи бухгалтера и контактных данных предприятия.

Как и , порядок и сроки их отражения в декларации 6-НДФЛ определены однозначно и не могут быть изменены по желанию работодателя или специалистов бухгалтерского отдела.

В соответствии с пунктом 1 (подпункт 1) статьи 223, пунктами 4 и 6 статьи 226 Налогового кодекса Российской Федерации и положениями других документов, в отношении сроков получения отпускных и удержания налога на доходы физических лиц действуют следующие правила:

  • датой получения дохода принимается день перечисления сотруднику выплаты, вне зависимости от используемого способа (на пластиковую карту, расчётный счёт, в кассе);
  • дата удержания НДФЛ совпадает с датой получения работником дохода (в настоящее время налог вычитается из суммы автоматически, без участия сотрудника);
  • дата, до наступления которой должен быть перечислен налог на доходы физических лиц, - последнее число месяца выплаты, хотя ничто не мешает работодателю перевести деньги в адрес ФНС непосредственно в день удержания.

Важно : как и в предыдущем примере, если последний день календарного месяца, в котором была произведена выплата, - выходной или праздничный, срок сдачи переносится на ближайший рабочий день. Например, если работник получил отпускные 15 апреля, 30 апреля - воскресенье, а 1 и 2 мая - выходные дни, подать декларацию по форме 6-НДФЛ следует до 3 мая. В отдельных случаях, если штат невелик, имеет смысл перевести средства в адрес налоговой инспекции раньше, например 16 или 17 числа.

Пример заполнения отчёта 6-НДФЛ в общем случае

Чтобы понять, какие именно сведения и в каком порядке вносятся в декларацию, следует рассмотреть несколько базовых примеров. Конечно, в реальной практике встречаются значительно более сложные случаи, но и с ними можно справиться, взяв в качестве образцов приведённые ситуации.

Первый №1 - самый простой. Пусть в организации «Розочка» в первом квартале в отпуск уходят три работника, обозначенных для простоты буквами русского алфавита:

  • сотрудник А - 26 января (выплата отпускных - 20 января, сумма - 15000 рублей);
  • сотрудник Б - 13 марта (выплата отпускных - 10 марта, сумма - 17000 рублей);
  • сотрудник В - 25 марта (выплата отпускных - 21 марта, сумма - 26000 рублей).

Кроме того, пусть 31 января - рабочий день, а 31 марта - воскресенье. Тогда для сотрудника А сведения о выплате отпускных и удержании налога могут быть отражены в декларации с 26 по 31 января, для сотрудника Б - с 10 марта по 1 апреля (ближайший рабочий день после выходного), а для сотрудника В - с 25 марта по 1 апреля (в связи с теми же обстоятельствами).

В таком случае в Разделе 1 декларации 6-НДФЛ нужно привести следующие данные (для упрощения доходы других работников организации не рассматриваются):

  1. В позиции под номером 010 - ставку налога на доходы физических ли. Её значение регулируется законодателем и на текущий момент составляет 13%.
  2. В позиции под номером 020 - суммарный доход уходящих в отпуск сотрудников: 15000 + 17000 + 26000 рублей, то есть 58000 рублей.
  3. В позициях под номерами 025, 030 и 045 - нули, поскольку дохода в виде дивидендов сотрудники не получили, налоговых вычетов в данном случае не полагается, а НДФЛ с нулевого дохода по дивидендам равен, как несложно догадаться, нулю.
  4. В позиции под номером 040 - суммарный размер НДФЛ по ставке 13%, который полагается вычесть из доходов работников: 58000 × 0,13, то есть 7540 рублей. Калькуляцию можно провести и отдельно для каждого значения: (15000 × 0,13 + 17000 × 0,13 + 26000 × 0,13) рублей, то есть (1950 + 2210 + 3380) рублей. Но поскольку в строке следует привести суммарное значение, надобности в таких подробных вычислениях нет.
  5. В позиции под номером 050 - сумму авансового платежа. Для отпускных выплат в абсолютном большинстве случаев аванс не начисляется, а потому бухгалтер может смело ставить в строке нуль.
  6. В позиции под номером 060 - число физических лиц, получивших доход. Как было отмечено в начале примера, для простоты декларация 6-НДФЛ составляется только в отношении трёх работников, ушедших в отпуск.
  7. В позиции под номером 070 дублируется сумма удержанного НДФЛ - 7540 рублей.
  8. В позициях под номерами 080 и 090 проставляются нули - пусть налоговый агент (организация-работодатель) сумел удержать налог на доходы физических лиц в полном объёме и не имеет оснований возвращать работникам какую-либо часть из суммы НДФЛ.

В Раздел 2 отчёта по форме 6-НДФЛ за первый отчётный квартал попадают только данные работника А, поскольку перечисление НДФЛ, удержанного с отпускных сотрудников Б и В, будет произведено (по описанным выше причинам) уже в начале следующего квартала. Таким образом, в форме 6-НДФЛ за первый квартал следует вписать:

  1. В позиции под номером 100 - календарную дату (в принятом формате) получения работником А дохода (20 января 2018 года).
  2. В позиции под номером 110 - календарную дату (в принятом формате) удержания налога на доходы физических лиц в отношении того же сотрудника (20 января 2018 года).
  3. В позиции под номером 120 - календарную дату (в принятом формате) перечисления удержанной суммы в Федеральную налоговую службу (31 января 2018 года).
  4. В позиции под номером 130 - сумму полученного сотрудником дохода в виде отпускных (15000 рублей).
  5. В позиции под номером 140 - сумму удержанного НДФЛ (1950 рублей).

В Разделе 2 декларации 6-НДФЛ за второй квартал будет содержаться информация о двух других работниках — Б и В:

  1. В позиции под номером 100 - соответственно 10 и 21 марта 2018 года.
  2. В позиции под номером 110 - те же даты.
  3. В позиции под номером 120 - календарная дата (в принятом формате) перечисления удержанного с каждой из сумм налога на доходы физических лиц в бюджет (1 апреля 2018 года).
  4. В позиции под номером 130 - соответственно 17000 и 26000 рублей.
  5. В позиции под номером 140 - соответственно 2210 и 3380 рублей.

Пример заполнения отчёта 6-НДФЛ, если отпускные были выплачены работнику в декабре

Пусть работник Г, уходящий в отпуск 25 декабря 2018 года, получил причитающуюся ему сумму (35000 рублей) 20 декабря 2018 года. По понятным причинам в конце отчётного квартала (31 декабря) перечислить удержанный налог на доходы физических лиц в бюджет будет некому. Следовательно, если бухгалтер не сделал этого раньше, ему следует перевести деньги в первый рабочий день нового 2019 года - 8 января.

В этом случае заполняются две декларации 6-НДФЛ:

  1. В первой (за последний квартал 2018 года) в Разделе 1 вносятся данные в той же последовательности, что и в предыдущем примере:
    • в позиции под номером 010 - ставка НДФЛ (13%);
    • в позиции под номером 020 - сумма дохода сотрудника (35000 рублей);
    • в позициях под номерами 025, 030, 045, 050 - нули;
    • в позиции под номером 040 - сумма НДФЛ (4550 рублей);
    • в позиции под номером 060 - число работников (в данном случае - 1);
    • в позиции под номером 070 - итоговая сумма налога на доходы физических лиц (4550 рублей);
    • в позициях под номерами 080 и 090 - нули.

  1. Во второй (за первый квартал 2019 года) в Разделе 2 необходимо будет указать:
    • в позиции под номером 100 - календарную дату (в принятом формате) получения работником Г отпускных (20 декабря 2018 года);
    • в позиции под номером 110 - календарную дату (в принятом формате) удержания с указанной выше суммы налога на доходы физических лиц (20 декабря 2018 года);
    • в позиции под номером 120 - календарную дату (в принятом формате) перечисления налога в бюджет (8 января 2019 года);
    • в позиции под номером 130 - сумму отпускных (35000 рублей);
    • в позиции под номером 140 - размер НДФЛ (4450 рублей).

Пример заполнения отчёта 6-НДФЛ, если отпускные были начислены одновременно с зарплатой

В этом случае в Разделе 2 формы 6-НДФЛ следует привести данные раздельно для заработной платы и отпускных. К примеру, если работник Д, увольняясь после отпуска, получает 20 октября 2018 года зарплату в размере 25000 рублей (налог с неё работодатель должен перечислить в бюджет не позднее следующего рабочего дня, то есть 21 октября 2018 года) и в тот же день получает отпускные в размере 13000 рублей (удержанный налог нужно перевести в Федеральную налоговую службу до 31 октября 2018 года), соответствующие данные и должны быть отражены в строках 100–140.

Существуют и более сложные варианты, например выплата . Какой бы ни была ситуация, бухгалтеру следует руководствоваться приведёнными выше инструкциями и не забывать о сроках перечисления удержанного налога в бюджет; в противном случае за каждый день просрочки будет взыскиваться пеня, а впоследствии предприятие может быть оштрафовано.

Подводим итоги

Отпускные в декларации 6-НДФЛ отражаются в двух разделах. В первом приводятся общие суммы доходов сотрудников и удержанных с них налогов, включая дивиденды и авансовые платежи. Во втором - выплаты для каждого работника в отдельности.

Если деньги по объективным причинам не были направлены в ФНС до конца отчётного квартала, перечисления следует отразить в Разделе 2 формы 6-НДФЛ за следующий квартал. Отпускные, полученные одновременно с зарплатой, отражаются в том же разделе в разных строках. Если перевод не был осуществлён вовремя, работодателю придётся платить пени за каждый день просрочки, а в дальнейшем, если ситуация не будет исправлена, - немалый штраф.

При формировании 6-НДФЛ в отчет включаются начисленные гражданам доходы. Прежде всего, это зарплата, пособия и отпускные. Расчет по таким выплатам осуществляется в особом порядке.

Разберемся, как отразить в 6-НДФЛ отпускные – примеры заполнения и образец разделов формы вы найдете далее.

Отпускные вместе с зарплатой в 6-НДФЛ

Работодатель должен каждый квартал предоставлять форму 6-НДФЛ в налоговые органы. В ней выделяют как суммы полученные, только в отчетном периоде, так и общий итог с начала года.

В данную форму включают не только зарплатные суммы, но и оплату отпуска.

Статья 136 ТК РФ говорит о том, что работник имеет право получить отпускные не позднее, чем за три дня до начала отдыха.

При удержании подоходного налога применяются следующие правила:

  • Датой признания дохода является дата, когда человек получает денежные средства на руки. Это регламентируется статьей 223 НК РФ. Эти отпускные в 6-НДФЛ отражаются в строке 100, раздела 2.
  • Датой удержания подоходного налога является также дата получения денежных средств работником. Об этом говорит статья 226 НК РФ. Эти данные отражаются строке 110, раздела 2.
  • Предельный срок уплаты налога с отпускных – последний день месяца, в котором человек фактически получил на руки денежные средства. На это указывает статья 226 НК РФ. Данные вносятся в строку 120, раздела 2.

Обратите внимание! Кода речь идет о зарплатных суммах, то датой получения дохода считается последний день месяца, за который они были начислены.

Когда в одном месяце были начислены и зарплатные и отпускные суммы отражение отпуска в отчете производится по следующим правилам:

  • Если заработная плата и оплата за отпуск были выплачены в разные дни, то НДФЛ с отпускных в 6-НДФЛ производится с указанием отдельных дат в части срока выдачи и уплаты подоходного налога.
  • В случае, когда обе суммы были получены работником в один день, в разделе 2 формы 6-НДФЛ их также придется разделить, поскольку срок перечисления налога все равно будет разным.

Из этого можно сделать вывод, что отпускные во 2 разделе 6-НДФЛ всегда показывают отдельно по срокам 100-140, поскольку конечная дата уплаты у этих сумм будет разной. Об этом говорит письмо ФНС РФ от 11.05.2016 года за № БС-4-11/8312.

В разделе 1 все доходы будут вноситься в строку 020, применяемые вычеты - в строку 030, начисленный налог – в строку 040, а удержанный – в строку 070.

Рассмотрим, как отражается заработная плата и отпускные в 6-НДФЛ, пример заполнения построчно.

Организация выдает заработную плату 8 числа. Заработная плата за январь была выплачена 08.02.2019 и составила 45 000 рублей. В один день с заработной платой человек получил отпускные в сумме 42 000 рубля. Вычеты к работнику не применяются.

Форма будет заполняться следующим образом:

В разделе 1:

  • строка 020 – общая величина дохода (45 000 + 42 000 = 97 000).
  • строка 040 – начисленный налог (97 000*0,13=12 610).
  • строка 070 – удержанный налог (12 610).

В разделе 2:

  • строка 100 – дата получения дохода в виде заработной платы (08.02.2019).
  • строка 110 – дата удержания НДФЛ с этого дохода (08.02.2019).
  • строка 120 – конечная дата уплаты этого налога (11.02.2019 (08 февраля пятница)).
  • строка 130 – сумма заработка за январь (45 000).
  • строка 140 – величина подоходного налога с заработной платы (45 000*0,13=5 850).
  • строка 100 – дата получения дохода в виде отпускных (08.02.2019).
  • строка 110 – дата удержания НДФЛ с этого вида дохода (08.02.2019).
  • строка 120 – конечная дата внесения этого налога (28.02.2019).
  • строка 130 – сумма отпускных (42 000).
  • строка 140 – сумма подоходного налога с оплаты отпуска (42 000*0,13=5 460).
90 примеров заполнения 6-НДФЛ в 2019 году

Отпускные отдельно от зарплаты в 6-НДФЛ

Если даты получения заработной платы и отпускных начислений разные то, это отражается в разделе 2, формы 6-НДФЛ. Как отразить отпускные в этом случае?

В 6-НДФЛ дата получения дохода «отпускные» будет отлична от дохода «зарплата». Поэтому в разделе 1 как обычно показывают итоговые суммы по всем видам доходов, в разделе 2 заполняют строки 100-140 отдельно по каждому виду.

Рассмотрим, как показать отпускные в 6-НДФЛ, пример возьмем тот же, но предположим, что работник получил отпускные 14.02.2019.

Форма 6-НДФЛ будет выглядеть следующим образом:

  • стр. 020 – общая сумма, зарплата плюс отпускные (45 000 + 42 000 = 97 000).
  • стр. 040 – начисленный НДФЛ с общей суммы (97 000*0,13=12 610).
  • стр. 070 – удержанный НДФЛ (12 610).
  • стр. 100 – дата получения дохода в виде зарплаты (08.02.2019).
  • стр. 110 – дата удержания подоходного с этого дохода (08.02.2019).
  • стр. 120 – конечная дата перечисления этого налога (11.02.2019).
  • стр. 130 – начисленная зарплата за январь (45 000).
  • стр. 140 – сумма подоходного налога с заработной платы (45 000*0,13=5 850).
  • стр. 100 – дата получения дохода в виде отпускных (14.02.2019).
  • стр. 110 – дата удержания НДФЛ (14.02.2019).
  • стр. 120 – конечная дата перечисления НДФЛ (28.02.2019).
  • стр. 130 – сумма отпускных (42 000).
  • стр. 140 – величина подоходного налога с оплаты отпуска (42 000*0,13=5 460).

Таким образом, можно сказать, что в разделе 2 нельзя объединять различные виды доходов и различные даты их получения. Если работнику начислено несколько видов дохода, то в разделе 2 нужно заполнять несколько блоков строк 100-140.

Переходящие отпускные в 6-НДФЛ

Переходящие отпускные суммы возникаю, когда человек получил их в одном месяце, а его отпуск начался только в следующем.

При отражении таких сумм нужно учитывать даты признания дохода, его удержания и перечисления.

Рассмотрим пример, когда работник получил отпускные 31.01.2019 года, а его отпуск начался только 04.02.2019. Сумма отпускных 42 000 рублей. Заполненная форма будет выглядеть следующим образом:

  • Разд. 1, стр. 020 – 42 000
  • Разд. 1, стр. 040 – 5460
  • Разд. 1, стр. 070 – 5460
  • Разд. 2, стр. 100 – 31.01.2019
  • Разд. 2, стр. 110 – 31.01.2019
  • Разд. 2, стр. 120 – 31.01.2019
  • Разд. 2, стр. 130 – 42 000
  • Разд. 2, стр. 140 – 5 460

Еще одна ситуация, это начисление в одном отчетном периоде (квартале), а выплата в другом. Например, сотруднику начислили отпускные 29.03.2019, а получил он их 01.04.2019 года. Этот доход будет отражаться только в отчете за полугодие, в форме за 1 квартал он отражен не будет.

Отчет при этом будет выглядеть следующим образом:

  • Разд. 1, строка 020 – 42 000
  • Разд. 1, строка 040 – 5460
  • Разд. 1, строка 070 – 5460
  • Разд. 2, строка 100 – 01.04.2019
  • Разд. 2, строка 110 – 01.04.2019
  • Разд. 2, строка 120 – 30.04.2019
  • Разд. 2, строка 130 – 42 000
  • Разд. 2, строка 140 – 5 460

Обратите внимание! Когда увольняемому сотруднику выплачивается компенсация за отпуск, в форме 6-НДФЛ она отражается в периоде, на который впадает день расторжения трудового договора.

Пик отпусков приходится на 3 квартал. Поэтому, в преддверии сдачи 6-НДФЛ за 9 месяцев, считаем не лишним напомнить бухгалтерам, как отпускные выплаты отражаются в НДФЛ-отчетности.

Отпускные в 6-НДФЛ

Чтобы правильно заполнить 6-НДФЛ в части отражения отпускных, нужно понимать, когда такой доход считается полученным в НДФЛ-целях и когда с этого дохода должен быть перечислен налог в бюджет.

Так вот, отпускные считаются полученными в день их выплаты, а налог с этих сумм необходимо перечислить в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором они выплачены (пп. 1 п. 1 ст. 223 , п. 6 ст. 226 НК РФ). Таким образом, отпускные в 6-НДФЛ за 9 месяцев отражайте так.

  • В Разделе 1:
  • в стр.020 укажите всю сумму отпускных (включая НДФЛ), выплаченную за 9 месяцев;
  • в стр.040 и 070 укажите сумму НДФЛ с выплаченных за 9 месяцев отпускных.
  • В Разделе 2 расчета за 9 месяцев, по общему правилу, необходимо заполнить столько блоков строк 100 - 140, сколько дат выплат отпускных пришлось на июль - сентябрь. Но так как 30 сентября - воскресенье, срок уплаты НДФЛ с сентябрьских отпускных выпадает уже на октябрь (01.10.2018). Соответственно, сведения о сентябрьских отпускных и НДФЛ с них должны попасть в раздел 2 уже годового 6-НДФЛ (Письмо ФНС от 05.04.2017 № БС-4-11/6420@).

В самих строках укажите следующее:

  • в стр. 100 и 110 - даты выплаты отпускных за июль и август;
  • в стр. 120 - «31.07.2018» — для июльских отпускных, «31.08.2018» — для августовских отпускных;
  • в стр.130 - сумму июльских/августовских отпускных;
  • в стр.140 - НДФЛ с июльских/августовских отпускных.

Если был перерасчет отпускных

Если в 3 квартале вы по какой-либо причине произвели перерасчет отпускных, выплаченных в 1 или во 2 кварталах, то отражение этих сумм в 6-НДФЛ зависит от того, в какую сторону произведен перерасчет (Письмо УФНС по г.Москве от 12.03.2018 № 20-15/049940). Если после перерасчета сумма отпускных увеличилась, то отразите сведения о ней в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев (за исключением случая, когда перерасчет был произведен в сентябре - этот перерасчет отразите по аналогии с сентябрьскими отпускными). Если же в результате перерасчета сумма отпускных уменьшилась, то работодателю придется подать уточненку за период, в котором была отражена первоначальная сумма отпускных.

Не путайте отпускные и компенсацию за неиспользованный отпуск

Несмотря на то что такая компенсация выплачивается увольняющемуся работнику за неотгулянные дни отпуска, отпускными она не является. И для НДФЛ-целей компенсация за неиспользованный отпуск считается полученной в последний день работы сотрудника, который увольняется (п. 2 ст. 223 НК РФ). А налог с этой компенсации нужно перечислить не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). С учетом этих особенностей сведения о сумме выплаченной компенсации и налога с нее и должны отражаться в 6-НДФЛ.

Больничные в 6-НДФЛ

Информация о суммах выплаченных пособий по временной нетрудоспособности и НДФЛ с них отражается в 6-НДФЛ в порядке, аналогичном порядку отражения отпускных.

Отчетность по НДФЛ предполагает необходимость показывать все перечисления фирмы-нанимателя сотрудникам, облагаемые подоходным налогом. Наибольшее количество неясностей традиционно вызывает вопрос, как отразить в форме 6-НДФЛ отпускные и выплаты по больничным листкам. Эти виды перечислений не относятся к оплате труда, поэтому их проведение сопряжено с нюансами и тонкостями.

Отпускные и пособия по листкам нетрудоспособности попадают в форму 6-НДФЛ, потому что облагаются подоходным налогом. В отличие от зарплаты, выплачиваемой дважды в месяц, сроки их перечисления установлены следующим образом:

  • Для отпускных – не позднее, чем за 3 дня до старта оплачиваемого отдыха сотрудника.
  • Для больничных – выплата с ближайшей зарплатой, осуществляемая после представления работником надлежащим образом оформленного листка нетрудоспособности.

Законодатели разводят во времени перечисление самих отпускных и пособий по болезни и уплату НДФЛ с них. Бухгалтер обязан перевести налог в бюджет не позднее крайнего дня месяца, когда сотрудник получил соответствующую сумму. По зарплатам, премиям и прочим трудовым доходам НДФЛ переводится не позже дня, следующего за отправкой средств по безналу или выдачей из кассы.

Сдвинутые сроки перечисления подоходного налога с отпускных – основная причина, почему в 6-НДФЛ эти доходы показываются обособленно от иных трудовых поступлений персонала.

Как корректно показать отпускные в 6-НДФЛ?

Согласно разъяснениям ФНС, в форме показываются только фактически выплаченные отпускные. Начисленные, но реально не переведенные суммы, включать в отчет не нужно.

В первом разделе отпускные показываются следующим образом:

  • В строке 20 – включаются в совокупные доходы персонала за отчетный период.
  • В строке 40 – включаются в совокупный размер начисленного подоходного налога.
  • В строке 60 – указывается общее число сотрудников, которые получали разные виды трудовых доходов, отпускные, больничные.
  • В строке 70 – прописывается совокупный НДФЛ со всех видов выплат персоналу, перечисленный в бюджет.

Важно ! В первом разделе отчета показываются значения, рассчитанные нарастающим итогам с начала года.

Во втором разделе отчета отражается информация об операциях, совершенных за последние 3 месяца отчетного периода. Применительно к отпускным бухгалтеру нужно указать:

  • В строках 100, 110 – прописывается день фактической отправки отпускных сотруднику.
  • В строчке 120 – указывается последний день месяца, являющийся «дедлайном» для перечисления подоходного налога. Если эта дата попадает на выходной или праздник, то переносится на следующий за ним рабочий день.
  • В строчке 130 – пишется величина отпускных, включая подоходный налог.
  • В строке 140 – проставляется величина НДФЛ.

Если последний месяц квартала заканчивается выходным или праздником, отпускные, уплаченные за эту 30-ти-дневку, не нужно отражать во втором разделе отчетной формы. Они увеличивают значения первого раздела, а во второй включаются уже в следующем квартале.

Например, если 31 декабря выпадает на субботу или воскресенье, отпускные будут отражены в разделе 2 отчета 6-НДФЛ за 1-й квартал следующего года.

Компенсация неиспользованного отпуска и 6-НДФЛ

Согласно положениям ст. 127 ТК РФ, при увольнении сотрудника работодатель обязан выплатить ему компенсацию за все дни отпуска, не использованные до ухода. Это единственный вид компенсации при расчете персонала, который по законодательству облагается подоходным налогом.

Деньги за неиспользованные отпускные дни перечисляются одновременно с заработной платой за фактически отработанный период. Соответственно, НДФЛ с них уплачивается в бюджет не в последнюю дату месяца, а не позднее дня, следующего за выдачей расчета.

В первом разделе 6-НДФЛ компенсация отпуска отражается так же, как и выплата отпускных. Во втором разделе эта сумма указывается в тех же строках и той же дате, что и заработная плата. Прописывать ее отдельно нет необходимости.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .